Compliance
Digitaal klokkenluidersysteem
Dit klokkenluidersysteem is bestemd voor medewerkers en derden voor het melden van verdachte situaties binnen Thomann GmbH, de dochterondernemingen en de conform §15 AktG verbonden ondernemingen (hierna „Thomann“).
Het maakt de geanonimiseerde melding mogelijk van overtredingen van de regels en hiermee verband houdende verdachte situaties voor de preventie, verheldering en oplossing van non-conformiteiten.
Het nemen van verantwoordelijkheid is bij ons, als familiebedrijf, vast verankerd in de bedrijfsfilosoie.
Met betrekking tot regelconform en wetsgetrouw gedrag stellen wij hoge eisen aan onszelf, die in de regel boven de wettelijk vereiste maat uitstijgen.
Het afwenden van schades (materieel en immaterieel) die door het niet in acht nemen van wettelijke voorschriften en/of bedrijfsinterne regels ontstaan, is daarbij van zeer groot belang.
Wij moedigen alle belangengroepen aan (leveranciers, dienstverleners, kopers, medewerkers, adverterende en overig) om compliance-schendingen bij ons te melden, want alleen hierdoor kunnen misstappen vroegtijdig erkend en gestopt worden.
Dit digitale klokkenluidersysteem staat ter beschikking van alle klokkenluiders. Het is een veilige manier van melden, die anoniem kan worden gebruikt en garandeert zo de wettelijk vereiste bescherming van klokkenluiders en hun gevoelige gegevens.
Alle afgegeven meldingen worden door speciaal getrainde medewerkers van het compliance-management gecontroleerd, geëvalueerd en bewerkt.
Via het systeem kunnen zowel meldingen met betrekking tot de Duits Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) worden gedaan als ook andere verdachte situaties.
Link naar het klokkenluidersysteem: https://hintbox.thomann.de/
Basisverklaring mensenrechten
Beginselverklaring
Thomann ondernemingsgroep
V 1.0
Versie: 14-06-2023
Inleiding
Thomann committeert zich aan een ecologisch en maatschappelijk verantwoordelijke bedrijfsvoering. Ons duurzaamheidsmodel omvat het naleven van ethische bedrijfspraktijken, het implementeren van milieuvriendelijke processen en het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid.
A) Basishouding
Thomann is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid voor de eerbiediging van de mensenrechten en de preventie van iedere vorm van mensenrechtenschendingen, zowel in onze onderneming als in onze leveringsketen. Wij zorgen voor relevante standaarden bij de werkomstandigheden en een respectvolle omgang met elkaar. Het welzijn van alle betrokken mensen is voor ons van zeer grote betekenis.
Mensenrechtenstandaarden hebben daarbij betrekking op de rechten die in de Algemene Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (UN), de verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) over de fundamentele principes en rechten bij het werk, het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden (EMRK) en geaccepteerde regionale en nationale systemen voor de bevordering en de bescherming van de rechten van de mens zijn vastgelegd.
Het doel van deze beginselverklaring is ons duurzame inzet te bevestigen voor de eerbiediging van de mensenrechten bij de uitvoering van al onze bedrijfsactiviteiten op het vlak van onze eigen bedrijfstak, maar ook met betrekking tot onze directe en indirecte toeleveranciers. Bovendien worden in deze verklaring de mechanismen uiteengezet, die zijn ingesteld om de implementatie van onze strategie te implementeren ter voorkoming van de voor de onderneming relevante mensenrechtenrisico's, om deze risico's te verhinderen of te minimaliseren en op deze wijze een hoge mate van bescherming van de rechten van de mens te waarborgen.
Deze beginselverklaring verduidelijkt onze benadering om alle soorten gedrag te identificeren die een risico voor de mensenrechten of het milieu in de zin van de Duitse wet op gepaste zorgvuldigheid in de supply chain (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG) kunnen vormen, en mechanismen voor het toezicht, de gepaste zorgvuldigheid en scholing evenals communicatie- en klachtenmechanismen ter bevordering en bescherming van de rechten van de mens in te stellen, die rekening houden met alle relevante onderdelen van de onderneming en zijn verbonden ondernemingen.
B) Toepassingsbereik en verantwoording
Deze beginselverklaring geldt vanaf 1 januari 2024 voor Thomann en al zijn dochterondernemingen en participaties waaraan Thomann direct of indirect > 50% van de aandelen bezit of op andere wijze een bepalende invloed uitoefent.
Door deze beginselverklaring positioneert ons management zich hiermee duidelijk voor de bijzondere eerbiediging en ondersteuning van de naleving van de onderstaande plichten op het gebied van de mensenrechten en het milieu:
Onze medewerkers en onderneming
- Verbod op kinder- en dwangarbeid, slavernij en mensenhandel:
Wij wijzen iedere vorm van dwang- of kinderarbeid zonder uitzondering af en committeren ons uitdrukkelijk aan het verbod op moderne slavernij of mensenhandel. - Gelijke behandeling van medewerkers en geen tolerantie voor discriminatie:
Wij zorgen voor gelijke kansen en dulden geen benadeling bijv. op basis van ras, geslacht, religie, nationale herkomst, politieke mening, seksuele oriëntatie, maatschappelijke afkomst, leeftijd en lichamelijke of geestelijke eigenschappen. - Vrijheid van vereniging en collectieve overeenkomsten:
Wij respecteren het recht van onze medewerkers om lid te worden van een vakbond. Bovendien ondersteunen en initiëren wij intensieve dialogen met de desbetreffende werknemersorganisaties. - Gezondheid en veiligheid:
Gezondheidsbescherming en arbeidsveiligheid hebben voor ons de hoogste prioriteit. Wij houden ons wereldwijd aan geldende arbeidsomstandighedenwetten en stellen bovendien eigen standaarden voor de arbeidsveiligheid en de gezondheid vast op al onze locaties. - Eerlijke arbeidsvoorwaarden en vergoeding:
Wij waarborgen eerlijke arbeidsvoorwaarden, een eerlijke beloning en werktijden overeenkomstig de voor onze bedrijven geldende nationale en internationale wetten en richtlijnen. - Verbod op onrechtmatige gedwongen uitzettingen
- Verbod op geweld door beveiligingspersoneel
Onze planeet en zijn hulpbronnen
Wij verplichten ons om de effecten van onze bedrijfsactiviteiten op het milieu te verminderen, onze natuurlijke hulpbronnen te sparen en oplossingen te zoeken die bijdragen aan de bescherming van ons milieu. Deze verwachting hebben wij ook ten opzichte van onze toeleveranciers, die ook in onze gedragscode voor leveranciers is vastgelegd. Daarbij leggen we bijzondere nadruk op de volgende aspecten:
- Bescherming van het milieu en vermijden van onrechtmatige milieu-effecten, inclusief in de context van het Verdrag van Bazel (met betrekking tot de omgang met gevaarlijke stoffen en afval) en het Minamata-verdrag (minimalisering van het vrijkomen van kwik).
- Verbod op het veroorzaken van een schadelijke bodemwijziging, waterverontreiniging, luchtverontreiniging, schadelijke geluidsuitstoot of een overmatig waterverbruik, evenals iedere mensenrechtenschending door schade aan het milieu.
Onze leveringsketen
Wij verwachten ook van onze zakenpartners, inclusief onze directe en indirecte toeleveranciers, dat zij zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid op het gebied van mensenrechten, ecologie en maatschappij en in overeenstemming met deze beginselverklaring bepaalde ethische basisprincipes altijd naleven bij hun activiteiten.
Onze gedragscode voor leveranciers formuleert samen met deze beginselverklaring de verwachtingen van de Thomann ondernemingsgroep aan zijn leveranciers en de gehele leveringsketen. Wij verwachten dat alle zaken in overeenstemming met de gedragscode voor leveranciers worden afgehandeld.
C) Implementatie van onze gepaste zorgvuldigheid voor de mensenrechten
Risico-analyse en maatregelen in het eigen bedrijfsonderdeel
Voor een adequate bescherming van de mensenrechten in het eigen bedrijfsonderdeel heeft Thomann de vereiste processen in ondernemingsprincipes, -richtlijnen en procesinstructies bepaald, die fundamenteel binnen de gehele ondernemingsgroep gelden en geïmplementeerd worden. Alle medewerkers hebben onbeperkt toegang tot een vertrouwenspersoon en medewerkers en derden hebben toegang tot een anonieme en eerlijke klachtenprocedure. Verder vinden er trainingen plaats over het thema omgang met relevante risico's voor mensenrechten en het milieu.
Risico-analyse en maatregelen op het gebied van zakenpartners
Wij hebben een omvangrijk compliance-programma geïntegreerd, dat door ons werd ontwikkeld met bijzondere aandacht voor ons individuele risicoprofiel, waarbij wij bijvoorbeeld rekening houden met onze branche, onze productportfolio en onze bedrijfsactiviteit in landen met een verhoogd corruptie- of mensenrechtenrisico.
In het kader van de risico-analyse hebben wij strikte toezichts- en controleactiviteiten geïmplementeerd, die moeten waarborgen dat aan onze compliance-standaarden en -vereisten in de dagelijkse bedrijfsvoering wordt voldaan. Tegelijkertijd voeren wij regelmatig risico-analyses uit om onze evaluatiemechanismen doorlopend te actualiseren en verder te ontwikkelen. Een integraal onderdeel van deze risico-analyse is bijvoorbeeld een risico-indicator ten opzichte van potentiële mensenrechtenschendingen, die berust op internationaal gebruikte indices.
In gevallen waarin risico's worden vastgesteld worden overeenkomstige maatregelen opgestart waarbij in het bijzonder bij zwaarwegende risico's een gefundeerd besluit over de mogelijkheid tot zakendoen vereist is. Thomann is bereid een mogelijkheid tot zakendoen af te wijzen, zelfs wanneer deze wettelijk is toegestaan, maar deze toch een niet aanvaardbaar risico vormt voor de waarden van Thomann.
Risico-analyse en maatregelen in de leveringsketen
Thomann heeft relevante directe leveranciers geïdentificeerd en verzocht om een eigen verklaring af te geven. In de eerste stap lag de aandacht bij leveranciers met een hoge omzet en betekenis. Daarnaast wordt een regelmatige mediacontrole uitgevoerd met als doel alle relevante bestaande leveranciers in dit doorlopende toezichtsproces te betrekken.
Het proces van de selectie en voorkwalificatie van leveranciers werd aangepast om een screening op mensenrechten reeds bij de aanvang van nieuwe zakelijke relaties te waarborgen.
De leveranciersevaluatie is gebaseerd op een gedetailleerde enquête met verschillende themagerichte vragenlijsten. De kernthema's zijn milieubescherming, mensen- en arbeidsrechten, arbeidsveiligheid, bestrijding van corruptie en omkoping en verantwoording in de leveringsketen. Bovendien moeten leveranciers relevante certificaten overhandigen en deze indien nodig actualiseren. Al deze gegevens vormen de basis voor vereiste toezichts- en evaluatie-activiteiten evenals een overeenkomstige risico-analyse.
Uit de uitgevoerde risico-analyses bleek dat er in de leveringsketen potentiële risico's zouden kunnen optreden met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, milieu en arbeidsbescherming. Bovendien bestaan er bij bepaalde leveranciers verhoogde risico's vanwege hun locatie in zogeheten „very high risk“-landen.
Om de risico's te minimaliseren en te beperken werden overeenkomstige preventieve en tegenmaatregelen vastgelegd en in een multidisciplinair proces geïntegreerd, waarin ook wordt geanticipeerd op een escalatieprocedure. Thomann zal bovendien passende maatregelen treffen wanneer het substantiële kennis van een schending van een plicht met betrekking tot de mensenrechten of het milieu bij een directe of indirecte toeleverancier ontvangt.
D) Fundamentele preventieve en herstelmaatregelen en communicatie
Klachtenmechanisme
Het Thomann klachtenmechanisme, dat bestaat uit een webgebaseerd klokkenluidersysteem, is een vertrouwelijk contactpunt dat beschikbaar is voor alle Thomann-medewerkers en externe personen als extra communicatiekanaal. Zo kunnen bezwaren of informatie over schendingen tegen de gepaste zorgvuldigheid op het gebied van de mensenrechten en het milieu ook anoniem worden ingediend.
Wij gaan alle meldingen na op basis van bindende interne regelingen. Ieder onderzoek vindt onafhankelijk en objectief plaats met deelname van de compliance-afdeling. Over alle meldingen en de desbetreffende onderzoeken wordt regelmatig gerapporteerd aan de directie in een gestandaardiseerd proces. Thomann duldt geen discriminatie van personen die zich via het klachtenmechanisme of via andere communicatiekanalen bij ons melden.
Link: https://hintbox.thomann.de
Training en sensibilisering
Voor onze medewerkers bieden we trainingen aan die thema's zoals mensenrechten, duurzaamheid, gezondheid en veiligheid, milieu, kansengelijkheid en nog veel meer behandelen. Ons opleidingsprogramma bevat ook een verplichte training over onze gedragscode en verschillende andere compliance-trainingen.
Bovendien werken wij continu aan het uitbreiden van ons trainingsaanbod. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het aanbod van trainingen over de gepaste zorgvuldigheid voor mensenrechten en milieu voor geselecteerde doelgroepen.
Naast onze medewerkers informeren wij ook onze toeleveranciers op een overeenkomstig trainingsaanbod.
Communicatie, documentatie en verslaglegging
In ons jaarverslag rapporteren we over onze activiteiten, voortgang en ambities op alle vlakken van de mensenrechten. Hierbij rapporteren we transparant over wezenlijke risico's, onze maatregelen en behaalde voortgang voor de bescherming van mensenrechten en de bescherming van het milieu. Hiervoor is een concept geïmplementeerd voor een zo volledig mogelijke documentatie voor een inzichtelijke tracering.
Herstelmaatregelen
Als er schendingen van mensen- of milieurechten zijn vastgesteld, die door Thomann werden aangericht of waaraan Thomann heeft bijgedragen, verplichten wij onszelf deze processen te prioriteren op effect en ernst en af te handelen. Hieronder valt ook dat wij ons inspannen om de direct getroffenen een passende remedie te waarborgen.
Verbetering en verdere ontwikkeling
Wij zijn er vast van overtuigd dat de omgang met de uitdagingen op het gebied van de mensenrechten en het milieu in onze wereldwijde leveringsketen een continue opgave is, die naast de individuele initiatieven van onze onderneming ook systeemveranderingen vereist. Daarbij is de samenwerking met onze leveranciers en zakenpartners van cruciale betekenis.
Thomann zal daarom zijn rol en de implementatie van de gepaste zorgvuldigheid voor de mensenrechten regelmatig kritisch controleren en continu verder ontwikkelen. Dit geldt ook voor onze verschillende interne richtlijnen en processen die betrekking hebben op het thema mensenrechten.
E) Verantwoordelijkheden
De totale verantwoordelijkheid voor de gepaste zorgvuldigheid met betrekking tot de mensenrechten en het milieu ligt bij de directie van Thomann. Deze omvat tenminste de controle en monitoring van de maatregelen met betrekking tot de Duitse LkSG. De directie moet zich bij de implementatie van deze beginselverklaring regelmatig, maar minstens eenmaal per jaar, laten informeren over de werkzaamheden van de verantwoordelijke persoon of personen.
Ieder bedrijf in het concern is verplicht zich aan de hier gepresenteerde beginselverklaring te houden en alle beginselen te implementeren. De verantwoordelijkheid voor de implementatie van de gepaste zorgvuldigheid met betrekking tot de mensenrechten ligt bij de desbetreffende leiding van de afdelingen.
De afdeling „Human Resources“ is verantwoordelijk voor de coördinatie van maatregelen voor de eerbiediging van de mensenrechten en eerlijke arbeidsomstandigheden. Processen voor de bescherming van de gepaste zorgvuldigheid binnen onze leveringsketen worden door de afdeling „Inkoop“ ontwikkeld en vastgelegd. De compliance-afdeling ondersteunt, adviseert en is in het kader van hun professionele verantwoordelijkheden betrokken, in het bijzonder met betrekking tot eventuele corruptierisico's, maar ook functioneel, bijvoorbeeld in het kader van het onderzoek van meldingen van potentiële mensenrechtenschendingen of andere relevante schendingen.
Dhr. Markus Neser (COO) werd benoemd tot mensenrechtenfunctionaris, en wordt door meerdere afdelingen ondersteund. Onze mensenrechtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het toezicht op alle in de beginselverklaring beschreven mechanismen en wordt in het geval van een risico-identificering altijd op de hoogte gesteld. In hoog-risico-gevallen heeft onze mensenrechtenfunctionaris bovendien een adviserende functie en neemt deze deel aan het definitieve besluitvormingsproces.
Thomann zal deze beginselverklaring en de implementatie ervan regelmatig en eventueel bij een specifieke behoefte kritisch controleren en indien nodig actualiseren.
Versie: 14-06-2023
Duurzaamheidskennisgeving
Hier kunt u de duurzaamheidskennisgeving voor het afgelopen boekjaar downloaden, binnenkort beschikbaar.
Thomann gedragscode voor leveranciers en dienstverleners
Thomann engageert zich tot een ecologisch en maatschappelijk verantwoordelijke bedrijfsvoering. Ons duurzaamheidsmodel omvat het naleven van ethische bedrijfspraktijken, de implementatie van milieuvriendelijke processen en het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Hetzelfde verwachten wij van leveranciers en dienstverleners, omdat duurzame ondernemingsontwikkeling alleen kan slagen wanneer alle betrokkenen deze waarden niet alleen erkennen maar ook implementeren en uitdragen.
Hier kunt u de SCoC (Supplier Code of Conduct) downloaden.
© 2023 Thomann GmbH
